Leģendas laika lapā. Kā aizpildīt laika lapu (paraugs)

Darba laiks un tā uzskaite ir svarīgas organizācijas sastāvdaļas, kas ļauj kontrolēt uzņēmuma darbību un darbinieku disciplīnu. Lai vienkāršotu šo procedūru, tika izveidota īpaša veidlapa - laika grafiks. Tas pastāv gan papīra, gan elektroniskā veidā. Katrai no sugām ir savas nianses pildījumā.

Kas aizpilda pārskata karti

Katra organizācija ieceļ personu, kas ir atbildīga par darba laika uzturēšanu, pamatojoties uz darbības specifiku un personāla skaitu. Ja organizācija ir maza un viss darbs tiek veikts birojā, tad personāla inspektors, grāmatvedis vai cita pilnvarota persona plāno darbiniekus.

Gadījumā, ja uzņēmumam ir vairāki objekti, ir daudz vieglāk ievietot darbiniekus tieši viņu darba vietās. Šajā gadījumā šis pienākums tiek novietots iekārtas kapteinim vai vadītājam pēc atsevišķa pasūtījuma vai tas ir noteikts darba līgumā.

Darbības algoritms ar pārskata karti

Vispirms ir jāzina, ka katrā uzņēmumā ir jābūt kārtīgam (tas ir, papīra formātā) laika grafikam. Jūs varat vai nu izdrukāt veidlapu pats, vai pasūtīt to no printera.

Ir divas apstiprinātas formas: T-12 un T-13. To atšķirība ir tāda, ka pirmajā tiek ņemts vērā ne tikai darba laiks, bet arī mēneša algas aprēķināšanas grafiki . Tie ir aizpildīti saskaņā ar vienu shēmu, proti, katru mēnesi no pirmās dienas, kad tās atklāj jaunu pārskata karti. Ir jāaizpilda ailes:

• Uzņēmuma nosaukums (pēc dibināšanas dokumentiem), sērijas numurs un aizpildīšanas datums.
• Periods, kurā tiek atvērta pārskata karte.
• Personāla numuri un to dati no personiskajām kartēm.

Pārējie dati tiek ievadīti mēneša laikā, un daļa, kas attiecas uz algu, ir pabeigta grāmatvedim.

Leģendas laika lapā

Lai ātrāk un ērtāk izpildītu laika grafiku, tika izveidota un apstiprināta apzīmējumu sistēma. Tie atspoguļo darba un atpūtas veidu un citas nianses. Ir 36 apzīmējumi. Bet reizēm šo skaitli nepietiek, lai precīzi parādītu visu informāciju par darbinieku.

Tabulā tiek ņemti vērā visbiežāk izmantotie simboli laika lapā. Sīkāku aprakstu un pilnīgu sarakstu parasti ievieto formas pirmajā lapā. Tas atvieglo navigāciju apzīmējumā un nosaka, kādā situācijā to ievietot šūnā.

Parastais veidlapas aizpildījums

Pārskata kartes aizpildīšana ir rūpīgs darbs, kas prasa uzmanību. To var izdarīt, izmantojot, piemēram, nepārtrauktas izskata un neuzskata veidu.

Šajā gadījumā dati tiek ievadīti katrā slejā. Simboli norāda gan darbinieku klātbūtni darba vietā, gan to neesamību, norādot iemeslus. Tiek norādīts arī darba vietās pavadīto stundu skaits.

Pašā ziņojumā tas izskatās šādi: pēc brīvdienpiena ielieciet burtu "B", zem tā 0, darba dienā, attiecīgi, "es" un stundu skaits, piemēram, 8. Tāpat nedēļas nogalēs tiek atzīmēti dažādi iemesli, kāpēc netika apmeklēts, no komandējumiem uz Nav skaidru iemeslu dēļ.

Šajā gadījumā laika lapu aprēķināšana ir nedaudz vienkāršāka, jo visi nepieciešamie skaitļi un simboli atrodas jūsu acu priekšā. Tas jo īpaši attiecas uz speciālistiem ar nelielu pieredzi - tādēļ viņiem būs mazāka iespēja sajaukt un kļūdīties.

Mēs aizpildām laika lapu ar prātu

Ir arī metode noviržu reģistrēšanai. To piemēro, ja darba dienai visā laika posmā ir vienāds ilgums. Šajā gadījumā tiek atzīmētas tikai nestandarta situācijas, tas ir, apmeklējumu nepieņemšana, virsstundas, komandējumus utt. Izmantojot šo metodi, tiek iztērēts daudz mazāk laika, un abos gadījumos galīgais rezultāts ir vienāds.

Lapā tas izskatās šādi: augšējā rindā tiek parādīta informācija par darbinieka neesamību darba vietā - B, K, OT, NN, PR, B un citi. Apakšējā līnija paliek tukša. Pēc nostrādāto laika pēdējā skaita nulles nav nozīmes, un par tādu pašu darba dienas ilgumu paliek tikai vienkāršāko darbību veikšanai: skatiet tukšo šūnu skaitu augšējā rindiņā (tie ir izskats) un reiziniet ar stundu skaitu.

Šī metode ir ērtāka pieredzējušiem HR un grāmatvežiem. Tas ir piemērots arī mazām organizācijām, kurās darbinieku skaits ir neliels. Ja jūsu vadība nezina par vienkāršāku laika uzskaites sistēmu, tad ir pienācis laiks to piedāvāt.

Saglabā laika lapu datorā

Papildus papīra versijai ir vairāki elektroniski. Kā minēts iepriekš, tabulas bez nepareizas dublēšanas. Tas ir, lai nodrošinātu, ka dati par darbinieku darbu netiek zaudēti un tiek apstiprināta to ticamība (galu galā datora izmantošana ne vienmēr ir iespējama).

Viena no pieejamākajām iespējām ir laika lapa, kas izveidota biroja programmās. Excel ir piemērots šiem mērķiem, kā arī iespējams. Izklājlapas ļauj jums izveidot jebkura veida un dokumenta izmēru. Arī tāpēc, ka ir iespējams noteikt formulas, vidējā termiņa datu apkopošana un aprēķināšana ir daudz vienkāršāka.

Izmantojot īpašu programmatūru

Ja prasmes strādāt ar izklājlapām nav pietiekamas, darbinieks vai vadība var izvēlēties citu līdzīgu programmu. Tad laika lapa izskatīsies kā papīra variants. Tas palīdzēs samazināt laiku, kas pavadīts darbā ar dokumentu.

Jāpatur prātā, ka katra programma ietver licencēto versiju izmantošanu. Dažādos piegādātājos tiem, protams, ir izmaksas. Piemēram, programma "Darba laika grafiks" lietotājiem izmaksās no 1000 rubļu. Un augstāks - atkarībā no darbinieku skaita.

Vēl viens šādu pakalpojumu papildinājums ir tas, ka jūs nevarat aizpildīt papīra laika lapu. Tukšu ar visām atzīmēm ir viegli drukāt jebkurā laikā. Šī funkcija ir droši katrā no līdzīgām programmām.

Par dokumentu glabāšanu

Kāda ir izmantota tabula? Tas ir pamats uzskaitei algu aprēķināšanai jebkurā apmērā, kā arī galvenajiem pierādījumiem, ka darbinieks bija darbā un pildīja savus pienākumus. Bez šaubām, šis dokuments ir ļoti svarīgs katrai organizācijai.

Tad cik daudz šī veidlapa tiek glabāta? Laika lapa jāglabā visu gadu. Tas ir noteikts ar likumu, un jāievēro šādas normas.

Ja jūs zaudējat jau noslēgto karti, nepieminieties. To vienmēr var atjaunot ar citiem dokumentiem. Šim nolūkam tiek izmantotas paskaidrojošās, slimnīcu lapas, ceļojumu informācija, atvaļinājumu grafiks utt. Visu, kas apstiprina un izskaidro personas neesamību viņa darba vietā, var piemērot datu atgūšanai.

Kam var būt nepieciešama pārskata karte?

Šis dokuments bieži vien ir vajadzīgs dažādām pārbaudēm. Piemēram, nodokļu dienests pārbauda tā klātbūtni organizācijā un pildījuma pareizību.

Laika galda neesamība pat mazākajā uzņēmumā var būt iemesls diezgan lielai naudas sodam. Tas pats notiek, ja tiek aizpildītas veidlapas. Tas attiecas gan uz aprēķiniem, gan uz simbolu ļaunprātīgu izmantošanu.

Darba laika lapu pieejamība ir obligāta. Tie ir nepieciešami gan pašam uzņēmumam (grāmatvedība, personāla disciplīna), gan revīzijas organizācijām. Un vissvarīgākais - pareizi pielietojiet apzīmējumu laika lapā. Tad jūs varat izvairīties no vairākām problēmām ar darbiniekiem un uzraudzības struktūrām.