Memorands - mēs izgatavojam atbilstoši prasībām

Jebkuru uzņēmumu dokumentu apgrozījums ir citāda veida dokumentu krājums, kas sistemātiski tiek noteikts. Viens no dokumentiem ir memorands.

Dokumenta vispārīgie raksturojumi un mērķis

Vispirms jāatzīmē, ka memorands ir informatīvs un tajā pašā laikā ieteikuma raksts. Tas ir paredzēts, lai to nodotu uzņēmuma vadītājam vai tūlītējai vadītājam. Šo dokumentu var apkopot jebkurš uzņēmuma darbinieks divu iemeslu dēļ:

1. Pēc paša darba ņēmēja iniciatīvas.
2. Vadības norādījumiem.

Jebkurā gadījumā šāds dokuments satur detalizētu informāciju par konkrētu, vienotu jautājumu. Patiesībā šis ir rakstiska darbinieka viedoklis. Pastāv gadījumi, kad lēmuma pieņemšanai vadītājam jāzina viņa padotajiem viedokļi par lietas apstākļiem. Tad darbiniekam ir pienākums sagatavot pamatotu atbildi, un galu galā pievieno viņa personīgo viedokli kā konkrētus priekšlikumus un ieteikumus. Tādējādi šāda piezīme jau kļūst par konkrētas personas privātu viedokli.

Neuztraucieties

Sagatavojot dokumentu, ir precīzi jāzina, kas ir jāiesniedz. Daži biznesa korespondences veidi ir ļoti līdzīgi viens otram, un tos var viegli sajaukt. Piemēram, biznesa piezīmes ir trīs veidu: oficiāls, pārskats un paskaidrojošs. Tajā pašā laikā starp tām pastāv trīs ievērojamas atšķirības, kas neļauj zinošam cilvēkam izdarīt šo kļūdu. Šie dokumenti atšķiras:

1. Adresāts, tas ir, tas, uz kuru tie paredzēti. Atšķirībā no amatpersonas paskaidrojuma raksts ir uzrakstīts tiešā vadītāja vārdā, un ziņojuma papīru papildus var sagatavot tieši uzņēmuma direktoram.

2. Par tēmu un iesniegtās informācijas semantisko slodzi. Paskaidrojuma priekšmets ir skaidri redzams no virsraksta. Birojs ir daļa no biznesa korespondences starp uzņēmuma struktūrvienībām. Ziņojuma tēma var būt atšķirīga:

• Periodiska ziņošana;
• Vienreizējs informācijas nodrošinājums par interesējošu jautājumu.

3. Ja pakalpojums un paskaidrojošais materiāls kalpo izmantošanai uzņēmumā, memorandam var būt iekšējs vai ārējs raksturs. Pirmajā gadījumā tas ir paredzēts uzņēmuma direktoram, bet otrā - augstākai iestādei.

Kad tiek sagatavots dokuments

Memorands ir piespiedu pasākums. Tas tiek apkopots, kad situācija ir ārpus kontroles un apdraud uzņēmumu ar nopietnām problēmām. Citiem vārdiem sakot, lietu stāvoklis ir kritisks. Šajā brīdī darbinieks informē vadības uzmanību un detalizēti uzzina viņam zināmos faktus. Tas varētu apdraudēt plāna izpildi vai sagaidāmās peļņas saņemšanu. Dokumenta mērķis ir piesaistīt menedžeru uzmanību problēmai un mēģināt labot situāciju. Katrs speciālists savā veidā pārstāv situācijas risinājumu. Ziņojumā viņš sīki apraksta viņa versiju un izklāsta savus uzskatus par šo jautājumu. Informācijas uztveršanas ērtībai šis dokuments ir izveidots pilnīgi brīvā formā. Šis stils ļauj pilnīgi jebkuram darbiniekam izteikt savu viedokli par konkrētu, vienotu jautājumu, nebaidoties no pārējo pārpratumiem.

Dokumenta sagatavošanas iemesli

Ir vairāki iemesli, kāpēc var sagatavot memorandu. Protams, ir iespējams paraugs vai unikāla veidne visiem iespējamajiem gadījumiem. Bet jebkuram konkrētam gadījumam nepieciešams individuāls prezentācijas veids. Iemesli var būt ļoti atšķirīgi:

• Kavēšanās darbā;
• Prombūtne;
• Saistību neizpilde;
• Konflikts starp darbiniekiem;
• Pārskats par veikto revīziju rezultātiem;
• Informācijas sniegšana par veikto kļūdu;
• Plānotā uzdevuma neveiksmes draudi;
• Informācija par darbinieka nepieņemamu uzvedību.

Ir daudz iemeslu, un katram no tiem ir nepieciešama individuāla pieeja un konkrēts izmēģinājums. Pirmoreiz saņemot informāciju, galvenajam vadītājam tas rūpīgi jāpārbauda un jāpieņem kompetents lēmums. Bieži vien ir nepieciešams iegūt papildu informāciju no citiem dalībniekiem problēmu. Viņi būs spiesti prezentēt savus paskaidrojumus vadībai attiecībā uz uzdoto jautājumu.

Ja kāds kaut kas salūzis

Pārkāpumi ražošanas apstākļos nav nekas neparasts. Bez tiem darbplūsma un saziņa starp cilvēkiem nav iespējama. Visbiežāk ir piezīme par darba disciplīnas pārkāpšanu . Darbinieka uzvedība darbavietā vienmēr ir neskaidra. Jebkura novirze no vispārpieņemtas normas parasti tiek uzskatīta par pārkāpumu un ietver atbilstošu sodu. Tikai uzņēmuma vadītājam ir tiesības uzlikt soda naudu, tāpēc pārējie darbinieki, tostarp tūlītējais vadītājs, var informēt viņu tikai par incidentu un ierosināt savu iespēju ietekmēt nolaidības kolēģi. Šādu ziņojumu sastādīšanas algoritms ir šāds.

1. Pakalpojuma vai vienības nosaukums. Tas ir norādīts lapas kreisajā augšējā daļā.
2. Adresāts (uzņēmuma vadītājs). Tas ir norādīts augšējā labajā stūrī.
3. Dokumenta nosaukums. Uzrakstījis mazliet mazāku lielos burtos ar sarkanu līniju.
4. Dokumenta numurs.
5. Kompilācijas vieta.
6. Galvenes.
7. Dokumenta teksts: Un likumpārkāpēja stāvoklis, pārkāpuma datums, pārkāpuma veids, negadījuma iemesls, piedziņas priekšlikums.
8. Amats, pilns vārds Un darbinieka paraksts, kurš izstrādājis dokumentu.

Ja kolēģis ir vainīgs

Darbinieka piezīmi var apkopot tiešais vadītājs vai kolēģis. Biežāk tās apkopošanas iemesli ir negatīvi: pārkāpumi, pārkāpumi, necienīgi uzvedība. Šajā gadījumā piezīme ir paredzēta, lai noskaidrotu faktu, kas noticis, un apturētu līdzīgu atkārtošanos nākotnē. Saņemot šādu dokumentu, galvai ir jāsaprot situācija un jāpieņem lēmums. Šajā gadījumā tas ir atkarīgs no tā, vai darbiniekam tiks uzlikts sods vai nē. Ja negatīvs notikums noticis pirmo reizi, varat ierobežot sevi brīdinājumam un pamācošai sarunai. Ja pārkāpums ir nonācis sistēmā, tad sods tiks ievērots saskaņā ar darba likumdošanu. Vadītājam ir pienākums uzlikt vīzu, kurā lēmums tiks ierakstīts. Ziņojumus var sagatavot darbiniekiem un citu iemeslu dēļ. Piemēram, nodaļas vadītājam ir tiesības rakstīt piezīmi direktoram par padoto veicināšanu par apzinīgu darbu vai labi izpildītu uzdevumu. Kompilācijas princips ir vienāds, tikai teksts ir pozitīvs.

Vai ir grūti rakstīt ziņojumu?

Nav grūti rakstīt memorandu. Vajadzības gadījumā rakstiskas izlases vienmēr var ņemt no sekretāra. Daudzi līdzīgi dokumenti iet caur rokām. Galvenais ir skaidri norādīt notikušo būtību. Pēc šāda dokumenta lasīšanas vadītājam vajadzētu būt skaidram priekšstatam par to, ko šī ziņojuma autors vēlējās teikt. Fakti jāapraksta hronoloģiskā secībā, pakāpeniski, lai parādītu skaidru un saprotamu ainu kopumā. Jāatceras arī, ka iekšējai lietošanai pārskats parasti tiek veidots uz regulāras A4 izmēra lapas (vai A5). Ja informācija tiek sniegta augstāka līmeņa organizācijai, tad teksts jāuzraksta uz uzņēmuma veidlapas. Šāds dokuments obligāti jānodod parakstīšanai. Rezultātā to paraksta divi uzņēmuma pārstāvji: pirmais - iniciators, otrs - direktors. Informāciju var apstiprināt ar papildu informāciju. Tie parasti tiek sniegti kopā ar galveno dokumentu numurētu pieteikumu veidā.

Lai viss būtu kārtībā

Lai informācija tiktu uzklausīta, ir jāzina, kā rakstīt memorandu. Šāds dokuments parasti sastāv no trim galvenajām daļām.

1. Iemesls, kas kalpoja kā attaisnojums šādas piezīmes rakstīšanai. Ir nepieciešams skaidri izklāstīt situāciju un uzskaitīt visus zināmos faktus.
2. Izziņotāja viedoklis par notiekošo. Mums rūpīgi jāanalizē situācija un jāpiedāvā risinājums radušās problēmas risinājumam.
3. Vispārēji secinājumi un konkrēti pasākumi.

Informācijai jābūt īsai un pēc iespējas skaidrākai, lai lasīšanas laikā adresāts nezaudētu domas. Pretējā gadījumā aprakstītie fakti var tikt nepareizi interpretēti, un pieņemtais lēmums nesniegs vēlamos rezultātus. Teksta tekstā nav nepieciešams izteikt savus pieņēmumus vai izkropļot realitāti. Šī metode ir pretrunā noteikumiem. Ja ir šāda vajadzība, pats adresāts interesēs par iniciatora viedokli, lai saprastu, kas noticis, un pieņem galīgo lēmumu.

Darbību virkne

Piemēram, jūs varat apsvērt konkrētu gadījumu, kad nav izpildīti oficiālie pienākumi. Darbinieka memorandu sastāda tiešais vadītājs, kas nodrošina uzņēmuma vadību. Vispirms darbiniekam tiek dots laiks, lai novērstu nepareizus aprēķinus. Pretējā gadījumā attiecīgā dienesta vadītājs, klātesot 3 lieciniekiem, izstrādā aktu, kurā norādīts, ka darbinieks neizpildīja uzdevumu paredzētajā termiņā. Pēc tam iebrucējam jāiesniedz paskaidrojums visā formā, norādot iemeslus.

Darbinieks to nevar izdarīt. Šajā gadījumā viņš zaudē pēdējo iespēju sevi aizsargāt. Pārbaudei tiek nosūtīta skaidrojoša piezīme. Viņš izsaka galīgo lēmumu rezolūcijas formā. Informācija tiek nosūtīta personāla departamentam, lai sagatavotu atgūšanas rīkojumu. Soda pakāpe tiek noteikta saskaņā ar likumu. Ja nodarījums izrādījās diezgan nopietns, un turklāt atkārtoti, rezultāts var būt atlaišana no darba saskaņā ar attiecīgo pantu.