Elektroniskie dokumenti starp organizācijām: kā tas darbojas?

Elektronisko dokumentu pārvaldība (EDM) - ātrs veids, kā dalīties ar informāciju, pamatojoties uz elektronisko dokumentu izmantošanu ar virtuālo parakstu. Viņš jau sen ir atzīta attīstītajās pasaules valstīs kā efektīvu instrumentu operatīvo biznesu.

sirds

Elektroniskie dokumenti starp organizācijām - kopums procesu izveidei, apstrādei, ievadīšanu, nodošanu, iegūšanu, uzturēšanu, izmantošanu un iznīcināšanu dokumentu. Visi šie procesi tiek veikti pēc pārbaudes integritāti un apstiprinājumu saņemšanas dokumentu.

Noteikumi dokumentu apriti starp juridiskām personām veic pušu vienošanās. Informācijas apmaiņa notiek, izmantojot telekomunikāciju iekārtu un dokumentu glabājas elektroniskajos medijos. Derīguma termiņš grāmatvedības informāciju nedrīkst pārsniegt to, kas ir noteikts likumdošanas līmenī.

Organizācijas var sazināties cits ar citu formālu un neformālu dokumentu ar parakstiem dalībniekiem. Uzņēmējdarbības sektorā, tas var ietvert: rēķini, līgumi, rēķini, līgumi, vienošanās, pasūtījumu, paziņojumus, pilnvaras utt Informāciju var pārraidīt teksta veidā, tabulas un grafikas failus.

No ieviešanas EDI mērķis

Priekšnoteikums ieviešanai EDI var būt:

• samazināšana ikdienas darbu;
• samazināšana dokumentu zudumu;
• "Caurspīdīga" darbs ar dokumentiem;
• palielināt veiktspēju disciplīna - izpaušanu dokumentu norādītajā termiņā, utt ...

Starp kvantitatīvajiem mērķiem, var noteikt šādi:

• laika samazināšana apstrādāt dokumentam 10 reizes.
• Samazināšana no biroja izdevumu pusi.

Elektroniskie dokumenti starp organizācijām, kā tā darbojas

Saskaņā ar valsts tiesību aktiem, elektronisko dokumentu starp organizācijām, tiek veikta ar piekrišanu abām pusēm. Par datu apmaiņu, ir nepieciešams, ka visi dalībnieki bija saistīti ar aprīkojumu operatora. Tālāk, lietotājam ir nepieciešams, lai nosūtītu pieprasījumu pievienot sarakstam darījumu partneriem. Pēc apstiprinājuma sistēmas dalībnieki var sazināties.

EDI modulis būs jāveic šādas funkcijas:

• Uzaicināt darījuma partneriem, lai apmainītos ar datiem.
• Izveidot adrešu grāmatu.
• Integrācija ar grāmatvedības programmatūru, piemēram, 1C.
• Pierakstīties un šifrēt dokumentus.
• Struktūra korespondences.
• Uzraudzīt statusu burtiem.

Elektronisko dokumentu starp organizācijām veikta, izmantojot sertifikātus. Pieslēgšana serveri un autentifikācija tiek veikta, izmantojot personālo digitālo sertifikātu. Elektroniskais paraksts tiek izsniegts katram lietotājam sistēmā, glabājas elektroniskajiem medijiem aizsargājamo un talonu PIN kodu. Lietotājam jāievada savu pieteikšanās paroli uz personas birojā. Tikai pēc tam varēs piekļūt saviem dokumentiem.

Uzsākt procesu apmaiņu var jebkura organizācijas dalībvalsts, kas saistīti ar sistēmu. Pirms nosūtāt dokumentu citai personai, tai ir jābūt parakstītam ar elektronisko parakstu. Šī darbība tiek veikta, izmantojot "Kripto" programmu. Šis dokuments tiek nosūtīts pa EDI. darbuzņēmējs darbinieks saņem paziņojumu par jaunu dokumentu. Ja viņš piekrīt, viņš arī liek EDS. Ja jūs vēlaties veikt izmaiņas dokumentā, tā rada savu jauno elektronisko versiju. Pabeidzot rediģēšanas jūs vēlaties saglabāt izmaiņas, izmantojot elektronisko parakstu. Pēc tam dokuments tiek nosūtīts uz izmaiņām partneri. Ja nepieciešams veikt elektronisku atbilstošas informācijas.

Ja jūs vēlaties, lai atkal veikt izmaiņas, tad visa procedūra ir jāatkārto vēlreiz. Ja pretenzijas uz jauno versiju, nav klāt, tiek ievērota dokuments. Tiek uzskatīts Galīgo paraugu, ko paraksta divi elektronisko parakstu. Ce dokumentu versijas saglabāti uz servera, un tie ir pieejami apskatei. Kad paraugs ir dots statusu strāvu, lai grozītu dokuments nedarbosies. Neapmierināts līgumi dota statusu "Atcelts". Lūk, kā padarīt elektroniskos dokumentus starp organizācijām.

iekārta

Kas ir nepieciešams, lai elektronisko dokumentu starp organizācijām? Pirmkārt, jums ir izvēlēties pakalpojumu sniedzēju, un uzstādīt īpašu programmatūru, lai apmainītos ar informāciju. Otrkārt, ar katru darījumu partneri, ar kuru organizācija vēlas veikt e-pastu, jums ir nepieciešams parakstīt "Līgumu par apmaiņu ar elektroniskajiem dokumentiem."

Tāpat ir nepieciešams, lai izveidotu EDI serveri, kur glabāt visus dokumentus. Tas var būt, klientu iekārtas, un "mākonis", glabāšanai. Piekļuve datiem no ārpus sistēmas, piemērojot, kas ir uzstādīta uz iekārtas organizācijas. Dators mijiedarbību ar serveri tiek darīts, izmantojot HTTP ar izvēles SSL šifrēšanas 128. Piekļuve dokumentiem tiek veikta tikai caur saskarni pieteikumu un pēc tam iet autentifikāciju.

EDC projekts

procesu automatizācijas projekts var ilgt no dažiem mēnešiem līdz vairākiem gadiem. Term tieši atkarīga no tā, cik procesiem, kas nepieciešams, automatizācija, resursu un finanšu kapacitāti organizācijas. BRIEF circuit īstenošanas EDC šādi:

• Izveide darba grupas.
• Veidošanās mērķiem, termiņu un budžetu.
• Esošo procesu izpēte.
• Izstrādāt darbu.
• Vyrob EDI sistēmu.
• Parakstot vienošanos par īstenošanu SED.
• Pieņemšana regulas.
• Pildīšana sistēmas katalogi.
• personāla apmācība.
• Veicot pārbaudes testus.
• Publikācija par īstenošanas SED rīkojumu.
• Turpmāka attīstība programmatūras un darba noteikumiem.
• Izmēģinājuma projekta uzsākšana.
• Pilna mēroga pāreja uz EDI.

EDI īstenošanas kļūdas

Šajā procesā automatizācijas dokumentu būtu jāpievērš īpaša uzmanība procesiem, kuros likums prasa klātbūtni papīra pārvadātājs. Dublikāti papīra dokumentus elektroniski nav iespējams. Tas ievērojami palēnina procesu darbu un rada negatīvu attieksmi pret automatizācijas visā procesā. Lai īstenotu divkāršu darbu neviens maksā.

Šajā procesā jauno noteikumu īstenošanu, būtu jāizstrādā, lai strādātu ar dokumentiem, vilciena personālu, un tikai pēc tam iesaistīties pilnīgā īstenošanā. To var panākt tikai tad, ja nodot darbiniekiem priekšrocības, izmantojot jaunas tehnoloģijas.

Vēl viens populārs kļūda - slikta pētījums sed prasībām. Ja lietotājiem ir strādāt ar konfigurēta sistēmā, tad process EDI atšķiras no pieņemti organizācijā.

Elektroniskie dokumenti starp organizācijām: plusi un mīnusi

priekšrocības:

• Samazināšana nosūtīt dokumentu oriģinālus ar pasta izdevumiem.
• Ietaupīt vietu glabāšanai dokumentiem. Tas viss glabājas elektroniskā formā.
• Viegli izmantot. Nosūtīšana dokumenta tiek veikta no vienas vietas. Ātrā meklēšana dokumenta ko pārvadā statusu (nosūtīti, saņemti un akceptējusi D. r.).
• Instant piegāde. Visa informācija tiek nosūtīta saņēmējam pēc dažām sekundēm.
• Šis dokuments nevar tikt zaudēta līdz termiņa beigām tās glabāšanas sistēmā.

trūkumi:

• Lai izmantotu šo produktu, jums ir nepieciešams iegādāties licenci, kas maksā naudu.
• Sazināties bieži tikai starp dalībniekiem tajā pašā sistēmā.
• Elektroniskie dokumenti starp organizācijām 1C, vai izmantojot jebkuru citu programmatūru atšķiras no iepriekš izmantotā shēmu. Ieviešot jauno algoritmu, visiem darbiniekiem ir jautājumi par uzņēmējdarbības veikšanu.
• Tehniskais aprīkojums. Pirms ieviešana EDI organizācijas vajadzībām iegādāties aprīkojumu un sagatavot darbiniekus, lai vadītu jauno sistēmu.
• EDM tiek veikta, izmantojot elektronisko parakstu, kuru derīguma termiņš ir 1 gads. Tas ir nepieciešams, lai uzraudzītu un nekavējoties atjaunot sertifikātus. Tas ir arī nepieciešams, lai kontrolētu rīcību līgumslēdzējiem sertifikātu, lai izvairītos no problēmām ar nodokli.

tiesiskais regulējums

Kāds normatīvais akti regulē elektronisko dokumentu starp organizācijām? Krievijas likumdošana ietver federālā likuma №63 «On elektronisko parakstu", noteikumus par dokumentu Federālajā nodokļu dienestā ir reģistrēti secībā Finanšu ministrijas skaitu MMV-7-2 / 168. Organizācijas EDI starp pasūtījumus, pamatojoties uz Finanšu № 50N. Noteikumi primāro uzskaites dokumentu apmaiņai elektroniskā formātā paredzēti šajā Federālais nodokļu dienests pasūtījuma numuru MMV-7-6 / 36 @. Visus operatorus EDM procesa darbību, būtu jāvadās pēc ordeņa Federālā nodokļu dienesta № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektroniskie dokumenti starp organizācijām "VLSI" sniedz klientiem šādas priekšrocības:

• Var nosūtīt dokumentus uz jebkuru organizāciju, kas ir reģistrēts teritorijā Krievijas Federācijas. Ja darījuma partneris nav puse "VLSI" sistēmu, darbinieks vienkārši sazināties ar organizācijas pārstāvi, un nosūtīt to uz e-pastu uzaicinājumu piedalīties sistēmā. Tūlīt pēc apstiprināšanas informācijas apmaiņa starp dalībniekiem tiks veikta bez starpniekiem.
• Instalējiet programmatūru datorā nav nepieciešama. Pietiekami, lai pašreizējo versiju jūsu pārlūkprogrammu un interneta piekļuvi.
• Lai strādātu ar datiem, nav nepieciešama īpaša programma. Ja pārskats sākotnēji tika sagatavots trešās puses programmatūru, piemēram, 1C, ir iespējams konfigurēt integrāciju ar "VLSI" sistēmu.
• Standarta forma dokumentā nav noteikts. Varat nosūtīt īsziņas, izklājlapu failus, attēlus un tā tālāk. D.

SKB "Kontur"

Viens no pirmajiem programmatūras izstrādātājiem Krievijā ir arī nodarbojas ar iekārtu piegādi, caur kuru elektronisko dokumentu starp organizācijām. "Contour" DiaDoc izstrādāta sistēma, ar kuru elektronisko dokumentu apmaiņa. Iezīme sistēmas ir tā, ka piekļuve datiem var iegūt, atrodoties ārzemēs. Šim nolūkam uzņēmums ir attīstījusies viesabonēšanas tarifiem. Ja nepieciešams, mono piekļuves datus, izmantojot API.

Ko jums vajag?

Lai izveidotu savienojumu EDI, uzņēmumiem ir nepieciešams iegādāties:

• licencētu programmatūru;
• servera;
• uzlabot aprīkojumu;
• apmācīt personālu;
• pielāgot un integrēt ECM izmantošanai ar iekšējām lietojumprogrammām.

Šādas investīcijas ir nepieciešams īstenot, lai savienotu elektronisko dokumentu starp organizācijā? Iekļaušana izmaksu konsultāciju tehnisko atbalstu, un programmatūras atjauninājumus SED - otrais posms investīcijām. Šīs izmaksas būs jāmaksā katru mēnesi.

secinājums

Lai aizstātu papīru balstītas e-pasts pienāk. Tas ne tikai samazina izmaksas, organizācijas veikt procesus, bet arī palielina efektivitāti uzņēmējdarbību kopumā. Lai EDI veiksmīgi darboties, jums ir nepieciešams, lai skaidri formulēt mērķus un sistēmas ieviešanu, lai pareizi pielāgotu aprīkojumu.